Het heeft even geduurd, maar na bijna vier jaar weet ik nu eindelijk hoe ik het beste werk. Dat heeft niet alleen te maken met de tijden waarop ik dingen doe – zo schrijf ik het liefste aan het einde van de dag, doe ik programmeerdingen juist in de ochtend en check ik mijn mail het liefste niet – maar ook met de apps die ik gebruik om mijn werk gedaan te krijgen. In het begin vond ik iedere maand wel een paar apps waar ik enthousiast over was en die alle problemen op zouden lossen, maar vaak was het bijhouden en gebruiken van die apps tijdrovender dan het doen van onderzoek. De lijst met apps die ik wel echt gebruik is dan ook niet heel spannend, maar inmiddels kan ik niet meer zonder. Welke apps dat dan zijn? Nou, dat ga ik dus vertellen. Komt ie.
Evernote
We trappen af met Evernote, omdat Evernote mijn leven wel een heel klein beetje veranderd heeft. Ik had altijd hele stapels met papieren, aantekeningen, to-do-lijstjes en alle andere dingen die ik niet mocht vergeten, rondslingeren in mijn kamer. Op kantoor of thuis. Als ik iets wilde vinden, dan was ik altijd vrij lang bezig met het vinden van het desbetreffende papiertje. Ik was het prototype vergeetachtige professor, maar dan zonder de aanstelling. Op mijn computer was het niet veel beter, met hier en daar verdwaalde Word-documentjes en mapjes, die ik vervolgens dan weer vergat. Gelukkig ontdekte ik in mijn tweede jaar Evernote en dat zorgde voor heel veel rust in de chaos. Al moet ik wel toegeven dat ik het systeem momenteel weer iets meer laat verslonzen, het bewijs dat niets vanzelf gaat, ook al is het zo veel beter dan het alternatief. Evernote is een gratis notitie-app. Je kunt er aantekeningen in opslaan en ordenen, je favoriete webcontent opslaan voor later, to-do lijstjes bijhouden, eigenlijk zijn de mogelijkheden eindeloos. Tegenwoordig maak ik zelfs een foto van visitekaartjes die ik krijg en die gooi ik dan meteen in een mapje in Evernote, zodat ik die niet meer kwijt kan raken. Evernote is fantastisch omdat ik dingen terug kan vinden op de manier dat mijn hoofd werkt: door middel van associatie. Ik hoef niet precies te weten in welk mapje ik de informatie heb opgeslagen, maar ik typ gewoon een vaag woord wat me doet denken aan de informatie die ik nodig heb en *ping* opeens is het bestand daar. Ik gebruik het als mijn persoonlijke archief, voor alle onderwerpen mogelijk. Door deze app heb ik eigenlijk geen pen en papier meer nodig (grapje natuurlijk, ik blijf een old-school papiernerd).
Evernote is in principe gratis, maar al snel switchte ikzelf naar de Premium-versie, omdat je dan meer geheugen hebt, je kan synchroniseren tussen meer dan twee apparaten en ook offline toegang hebt op je mobiel. Wat mij betreft is het die 7 euro per maand meer dan waard. Ik bedoel, dat is slechts anderhalve fancy koffie op het station en als bonus ook nog eens geen teleurstelling (ik vind die koffie’s altijd veel te zoet).
Todoist
Alhoewel ik in Evernote een apart Notebook heb voor lijstjes, gebruik ik Todoist voor mijn to-dolijstjes. Ik heb maar twee mappen: Inbox en Ooit. In mijn Inbox gooi ik alles wat er in mijn hoofd opkomt, van dingen die ik moet doen voor mijn PhD, tot het bellen van de tandarts voor een afspraak. Zodra ik in mijn hoofd bedenk dat ik iets moet doen, gooi ik het in Todoist. Als het iets is wat op het korte termijn gedaan moet worden of een bepaalde deadline heeft, dan gooi ik hem in de Inbox, anders zet ik hem in Ooit. Mijn Inbox is dan ook gevuld met veel werkgerelateerde taken, terwijl mijn Ooit-mapje vooral vol staat met dingen die ik ooit nog wel eens zou willen doen (bijv. een Italiaanse kookcursus doen en een podcast maken). Je kunt in deze app makkelijk een datum toevoegen waarop je iets wilt doen en op de desbetreffende dag krijg je dan één notificatie dat dit alle taken zijn die je die dag wilt doen. Lukt het niet? Geen probleem, dan deel je de taak opnieuw in. Deze app zorgt ervoor dat ik bepaalde taken niet zomaar uit het oog verlies (in mijn agenda vergeet ik een taak vaak als ik hem een keertje niet heb kunnen doen), overzicht heb over alles wat ik nog moet doen, niet in het midden van de nacht wakker word omdat ik mij opeens realiseer dat ik iets nog écht moet doen en over het algemeen minder stress heb. Dat klinkt als redelijk veel voor zo’n simpele app, maar ik overdrijf niet. Als je me niet gelooft moet je me maar even aanspreken, dan geef ik je een vurig betoog over de noodzaak van deze app in je leven.
Goodtime
Een app die werkt als een Pomodori-timer. Iedere andere app werkt waarschijnlijk ook, maar ik heb deze. Het merendeel van mijn PhD heb ik zo’n soort app niet gebruikt, onder het mom van ‘als ik net lekker aan programmeren ben wil ik niet opeens moeten stoppen omdat zo’n app dat zegt.’ Sinds een week kom ik daar op terug, omdat ik merk dat ik juist veel langer geconcentreerd kan werken door de app. Misschien in kortere periodes, maar opeens ben ik in de middag ook wat waard. De app werkt heel simpel: je zet een timer voor 25 minuten waarin je geconcentreerd aan je taak werkt, vervolgens heb je vijf minuten pauze en ga je weer 25 minuten aan de slag. Na een paar keer mag je een langere pauze. Gaat allemaal geheel automatisch en dus ook super arbovriendelijk, want pauzes, en ook nog eens goed voor je ogen, want je staat opeens niet meer twee uur aan één stuk naar je scherm. Win-win-win dus.
Google Calendar
Om overzicht te houden en mijn week te plannen gebruik ik een analoge agenda, maar om afspraken in te plannen heb ik gewoon een digitale. Ik denk dat ik jullie niet hoef uit te leggen hoe handig een digitale agenda is, dus dat doe ik dan ook niet.
Mendeley
Mendeley is een tool waarmee je zowel referenties kunt opslaan, invoegen en ordenen, als de papers kunt opslaan. Mendeley synchroniseert tussen verschillende apparaten, dus je kunt je papers overal bekijken. Je kunt de PDFjes aanpassen door bepaalde zinnen te highlighten en aantekeningen te maken, maar de meest fantastische feature is dat je kunt zoeken op bepaalde onderwerpen of woorden, en dat Mendeley dan komt met de artikelen waarin dit onderwerp besproken wordt (je kunt met Mendeley door alle PDFjes zoeken). Daarnaast kunt je filteren op auteur, publicatie, tags en keywords.
Naast het ordenen van mijn papers, gebruik ik Mendeley ook als referentiemanagementtool. Met de add-on voor de meeste browsers kun je alle relevante informatie voor papers vaak direct downloaden, maar soms moet je nog wat extra details toevoegen met de hand. Met de plug-in voor Word kun je makkelijk referenties toevoegen aan een bestand en het veranderen van de stijl gebeurt met één druk op de knop. Super handig, want ik ben heus niet de enige die eerst doet alsof mijn onderzoek zo fantastisch is dat het naar Science kan, om vervolgens de boel toch wat bij te stellen.
Ik gebruik voor Mendeley nog de gratis versie. Ook nog niet overwogen om de betaalde versie te gebruiken, maar misschien verandert dat nog wel.
Dropbox & Stack
Het is heel belangrijk om regelmatig dingen op te slaan, kinders. Ik gebruik Dropbox voor mijn code (en als het lukt ook Git, maar dat is nog een haat-liefde verhouding) en een paar documenten, maar ik gebruik ook Stack. Geen idee waarom, het is gewoon zo.
Dit alles gaat mij heel veel hoofdpijn besparen op het moment dat mijn computer besluit het loodje te leggen. Natuurlijk heb ik ook gewone back-ups, maar better safe than sorry. Bovendien zorgt zo’n cloud service ervoor dat ik kan werken op zowel mijn laptop als mijn vaste computer, zonder dat ik ingewikkeld moet gaan doen met usb-sticks.
Overleaf
Ik gebruik Overleaf als ik met iemand anders een artikel moet schrijven en dan forceer ik hen om Latex te gebruiken. Tenzij ik denk dat ze dat echt niet willen, dan forceer ik niks, maar Overleaf is fantastisch om samen aan één tekst te werken. Bovendien kun je overal bij je tekstbestanden, dus ook hierbij hoef ik niet de hannesen met usb-sticks.
Slack
Op de zeldzame momenten dat ik samenwerk – grapje, ik werk heus wel samen – probeer ik Slack te implementeren. Ik vind het namelijk handig wanneer ik een student begeleid, omdat een student op deze manier makkelijk een vraag kan stellen en resultaten kan delen, zonder dat mijn mailbox overloopt van de mailtjes. Ik heb namelijk een hekel aan mailtjes. In Slack kan ik zelf ervoor kiezen wanneer ik tijd heb om de vragen en/of resultaten te bekijken. Ik heb een Workspace waar al mijn studenten (alle twee) lid van zijn en dan heb ik voor beiden een eigen kanaal, waarvan alleen ik de content kan zien. Ik kan direct berichtjes naar ze sturen, maar ik zou ook een kanaal kunnen maken waar ik ze allebei ingooi, om daarin bijvoorbeeld algemene dingen te delen, zoals schrijftips, of interessante artikelen over het leven in het algemeen. We hebben ook een Slack Workspace met onze groep PhDs, maar het vraagt wel commitment (je moet Slack wel af en toe openen, wil het nuttig zijn) en werkt tot op heden nog niet fantastisch voor onze groep.
Spotify
Ik kan niet tegen ademende mensen of andere onverwachte geluiden, maar ook niet tegen stilte. Om die reden luister ik de hele dag naar slechte afspeellijsten van Spotify, want ik ben ook nog eens te lui om zelf actief lijsten te maken (alhoewel ik dat wel af en toe doe hoor).
Nou, dat was het wel. Welke apps gebruiken jullie om de beste versie van jezelf (ugh)/productief te zijn? Is er nog een app die mist in dit lijstje en die mijn leven echt compleet gaat maken?